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¡7 Tips importantes para la creación de un evento empresarial exitoso!

Son importantes los detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento empresarial exitoso y transformar el evento en una experiencia positiva para los asistentes. En esta oportunidad quiero darles los 7 tips más relevantes para realizarlo, es muy significativo ser creativo ya que las personas que esperamos que participen habrán asistido a muchos eventos similares por ello siempre se quiere que el nuestro sea memorable. Antes de empezar es importante tener un objetivo fijado y que las personas que lo realicen tengan muy claro el desarrollo del evento.

1. Es importante e indispensable hacer un check list con todo el cronograma para que no falte un solo detalle. Después de tener el objetivo del evento se debe pensar cuantas personas se tienen pensadas que asistan y el perfil de los invitados, el lugar en el que se va a realizar el evento (se debe tener en cuenta que sea un lugar central, con buenas vías de acceso y agradable para que se tenga mayor asistencia), hay que programar si es un desayuno, almuerzo, cena, o coffee (siempre se tiene que tener en cuenta un menú para las personas vegetarianas) la opción que se elija influirá en el perfil que se va a invitar, si son gerentes les acomoda más asistir en la primera hora del día. Después de tener estos detalles resueltos y de contactar con el lugar en donde se va a realizar el evento, se debe tener en cuenta la organización del salón de manera que todos tengan visibilidad al conferencista o pantalla y coordinar los detalles del equipo audiovisual, conexión a Internet y el menú.

2. Llegamos a uno de los puntos principales y es el perfil de los asistentes. Después de tener definido el perfil y la cantidad de asistencia que deseemos, se debe crear una buena base de datos con los siguientes datos: empresa, nombre, cargo, correo, dirección y teléfono (datos correctos y reales para más efectividad), esta base debe ser robusta y en esto se centra gran parte del tiempo estimado para realizar el evento. El porcentaje de confirmados o registrados final de la base es de aproximadamente el 35% y el porcentaje de asistencia de los confirmados es del 30%, en esta base creada se tienen que tener contemplados los medios de comunicación para que puedan realizar artículos relacionados con el evento y realicen menciones de la empresa.

3. Teniendo ya listo el perfil de los asistentes se debe contactar con un conferencista ya sea pago, alianza o de la misma empresa (no necesariamente tiene que ser un personaje reconocido, pero sí que tenga una experiencia clara en un tema en particular atractivo para los asistentes). La conferencia debe ser con contenido de valor para que la asistencia sea mas efectiva y el titulo de la conferencia debe ser muy llamativo, claro y corto, con esto garantizamos la eficiencia del evento.

4. La comunicación visual de divulgación del evento es fundamental para atraer a los asistentes, los colores e imágenes juegan un punto importante en la recepción positiva y apertura de la invitación. Una de las maneras de tener registros es crear una landing page de aterrizaje donde las personas interesadas tengan toda la información del evento. Para este paso se debe enviar un mail masivo con la invitación, cabe mencionar que para asegurar la apertura del mail, el asunto debe ser interesante, corto y llamativo, el envío se puede hacer por medio de plataformas de Email Marketing para poder realizar un seguimiento de apertura. Cuando las personas abran el mail, el cuerpo del mensaje debe tener la mayoría de información del evento y un llamado a la acción para que puedan ingresar a la landing de registro. Para la parte de registro se deben pedir los datos que más necesitemos, importante que coloquen de su propia mano el nombre, cargo, mail y teléfono para poder realizar las confirmaciones correspondientes. En caso que en el primer envío no logremos el numero de registros deseados, es indispensable realizar otro envío.

Después de tener los registros deseados se deben llamar a las personas registradas, repetirles la información y confirmarles la asistencia, ojalá uno o dos días antes del evento para que tengan fresca la información. Un punto importante para tener en cuenta es que muchas veces esta invitación es reenviada a personas que no están en nuestro perfil esperado, por ello se debe tener tacto a la hora de contactarlos y explicar que son invitaciones exclusivas, por otro lado si no puede ir la persona que nos interesa que asista es importante que envíe un representante que pueda llevarle toda la información.

5. Antes del día del evento se deben realizar pruebas de audio, video y conectividad, tener la presentación del conferencista y configurar apoyos visuales del mismo. El salón debe quedar ajustado como se pensó en un principio, se debe acordar la hora en que se servirá el alimento a ofrecer (un buffet en estos casos no es la mejor opción, recomiendo que el alimento sea servido en la mesa para que tener mayor atención). Importante organizar los elementos físicos visuales de la empresa que van dentro y fuera del salón principal como pendones, backing o elementos que sean muy visibles sin generar exageraciones.

Fuera del salón se debe arreglar un espacio de recepción a los asistentes, la persona que les de la bienvenida debe ser muy cordial y ayudarlos a ubicar el salón, allí tendrá un listado para tener un registro de asistencia. Se pueden colocar en las mesas elementos de merchandising con información de la empresa (folletos) o se pueden entregar en el momento del registro.

6. Se debe tener un cronograma del evento de minuto a minuto el cual se debe comunicar a los asistentes ya sea impreso o en el mail de confirmación. Se deben tener claros los espacios que vamos a utilizar: bienvenida, introducción breve de la empresa, alimentos, conferencia, preguntas, dinámica de integración y lo más importante espacio para Networking, tener las dinámicas, establecer metas y métodos para medir el éxito y el retorno sobre la inversión, de esta manera aseguramos impacto, fuerza y enfoque del evento.

Como anfitriones debemos reconocer quien es cada persona asistente para poder tener un acercamiento y llegar a concluir reuniones póstumas. Generalmente en estos eventos se les ofrecen obsequios a los asistentes para que lleguen al final del evento (esto lo aprovechamos para hacer preguntas a favor de nuestras investigaciones), otras de las interacciones que debemos aprovechar son las menciones en las redes sociales así que se debe crear un hashtag el cual los asistentes puedan utilizar en sus publicaciones al igual que las cuentas de la empresa y del conferencista. El programa completo del evento no debería pasar de 3 horas desde la recepción de las personas.

7. Se debe pensar en tener una grabación (memorias) para enviarlo a las personas que asistieron y a las que no pudieron asistir, junto con un mail de agradecimiento por su interés. Realizar un seguimiento, tratar de concretar reuniones o ventas con los interesados y de esta manera medir la eficacia del evento tanto con la marca como con el perfil de personas escogidas, esto sirve como retro alimentación para mejorar una próxima oportunidad de realizar un evento uno similar.

Para cerrar quiero decirles que cada detalle desde el inicio es importantes para tener el éxito esperado, todos los pasos son esenciales y juega mucho la comunicación y atención que sé de en cada uno, vale aclarar que estos eventos no son para realizar ventas directas (como puede que se de la oportunidad) si no para abrir una puerta y espacios de negociación más adelante. Espero que les guste este articulo y todos los eventos que realicen tengan el éxito que se quiere.